De Wet van Parkinson & het Pareto Principe en waarom iedereen die zou moeten kennen…….

De cultuur van overwerken

Enkele jaren geleden begeleidde ik een groep consultants bij een gerenommeerde consultancy firma in Brussel. Je weet wel, een firma waar je als high potential na je universitaire studie graag je CV opbouwt, waar je weet dat je de komende jaren geen privé leven zult hebben en dat ook helemaal oké vindt, waar je als je het waagt om voor 21.00 uur naar huis te gaan, aangekeken wordt door collega’s  met een blik van “alles goed? Ben je ziek?”.

Ik werd ingehuurd om ze de skills van het Slimmer Werken bij te brengen. De directie maakte zich zorgen over de lange werkdagen en hield dit nauwlettend in de gaten. Het mooie aan deze ‘jonge honden’ was dat ze me als eerste duidelijk maakten dat ze graag van me zouden leren hoe ze efficiënter konden gaan werken, maar dat ik vooral niet de illusie moest hebben dat ze dan eerder naar huis zouden gaan ‘s avonds.

Een bijzonder fenomeen

Prima, mijn opdracht was duidelijk: tijdwinst boeken om nog meer werk gedaan te krijgen. Maar gaandeweg deed zich een bijzonder fenomeen voor. In de groep bevond zich een manager die hard op weg was om partner te worden en binnenkort vader zou worden. Getrouwd met een carrière-vrouw was de afspraak met haar gemaakt dat hij zijn zoontje 2x per week voor 18.00 uur van het kinderdagverblijf zou gaan ophalen. Ik ben hem gedurende het traject nauwlettend blijven adviseren en volgen en wat bleek: Zijn productiviteit bleef op hetzelfde niveau als toen hij nog alle dagen tot laat op kantoor verbleef.Voor mij was het antwoord simpel te geven en ik was hem dankbaar voor zijn voorbeeld zodat ik het de groep kon uitleggen. Hij doorbrak de Wet van Parkinson en paste het Pareto Principe toe, oftewel de 80/20 regel , waarbij 20% van zijn inzet resulteerde in 80% van zijn resultaat. Op dagen dat hij wist dat hij om 17.30 weg moest van kantoor was hij in staat zich goed te focussen op de echt belangrijke taken en zorgde hij dat hij alles af kreeg.

De Wet van Parkinson

Nee, ik heb het niet over de ziekte, maar de Wet van Parkinson. Er bestaat echt een wet die stelt dat: Het werk (van een taak) uitdijt naar de beschikbare tijd (om een taak te realiseren). We kennen allemaal het wonder van de deadline. Hoe minder tijd we hebben, hoe meer we ons op de echt belangrijke dingen zullen moeten focussen, onze effort moeten beperken tot het hoognodige en de rest moeten laten liggen. Reeds in 1955 (The Economist November 1955) wisten ze dat het omgekeerde ook waar was. Hoe meer tijd we hebben voor een taak, hoe harder onze efficiency keldert en hoe meer het werk aan deze taak zal uitdijen! Een consultant die weet dat hij vandaag tot 22.00 uur op kantoor kan blijven, zal ook die tijd nodig (denken te) hebben om zijn taken te voltooien, simpelweg omdat de beschikbare tijd zich zal vullen met meer van dezelfde taak.

Tips:

  1. Bij taken zonder deadline: Plan je taken met time slots. Bepaal voor jezelf wanneer het klaar moet zijn en hoe lang je er maximaal over wil doen. Ga vooral niet gewoon starten om te zien wanneer het klaar zal zijn. Dan treedt de wet van Parkinson in werking en zal je minder efficiënt zijn.
  2. Bij delegeren: Bouw voor jezelf een ruime buffer in maar geef de mensen minder tijd om de taak te voltooien dan ze in werkelijkheid hebben. Op deze manier zal het efficiënter opgepakt worden.
  3. Ga nooit structureel overwerken. Op een gegeven moment gaat het in je systeem zitten en sluipt de Wet van Parkinson en dus de in-efficiency erin. Vooral wanneer je thuis overwerkt, houd je bovendien de echte werkdruk en te grote workload voor je leidinggevende verborgen.

Kortom:

Zorg dat de Wet van Parkinson niet op jou van toepassing wordt! Pas het Pareto Principe toe! Ben selectief, maak slimme keuzes. Herken die specifieke projecten / taken die jou het grootste resultaat gaan opleveren en plan ze met hele korte en duidelijke deadlines!

“Een gemis aan tijd is een gemis aan prioriteit!”

Drs. Helen Brusselers-Gisbers